Hoe organiseer je effectieve online congressen?
woensdag 2 juni 2021 | geschreven door Madôt Schöningh
Tientallen sessies, honderden deelnemers en hutjemutje netwerken boven de schaal met bitterballen. Het zit er sinds de komst van corona niet meer in. Afgelopen jaar kwam de communicatiewereld voor talloze vragen te staan. Hoe organiseer je congressen coronaproof? En ‘als het straks weer mag’, wíllen we dan nog wel terug naar vroeger? We experimenteerden bij Tappan met webinars en leerden gaandeweg. Ook onze partner SPITZ congres & event deed veel nieuwe ervaringen op. Ik nodigde directeur Marianne Dijkmans uit voor een gesprek.
Dit gaat nog een hele tijd duren, dacht Marianne toen kantoor vorig jaar werd ingeruild voor de keukentafel. Die voorspelling bleek juist. Door de nieuwe situatie direct te accepteren, wist SPITZ in rap tempo een goed lopend alternatief te ontwikkelen. Met de opgedane kennis en ervaring kijkt Marianne nu optimistisch naar de toekomst.
Marianne, wat is er het afgelopen jaar voor jullie veranderd?
‘We hebben onszelf echt opnieuw moeten uitvinden. Bijna 80% van ons werk was het organiseren van hele grote bijeenkomsten, met 1.000 tot 1.500 bezoekers. Online deden we vrijwel niets. In de eerste maanden van het ‘coronajaar’ zijn we ons direct gaan klaarmaken voor het organiseren van niet-fysieke bijeenkomsten. Dat is een goede keuze gebleken.’
Spitz en Tappan werken regelmatig samen bij de organisatie van evenementen. Ik merkte in die samenwerking dat jullie al heel snel met slimme en creatieve oplossingen kwamen.
‘We werkten gelukkig al met een hele fijne tool in de aanloop naar fysieke evenementen. Een soort lege website die we voor elke klant in huisstijl kunnen omtoveren, waarin we tientallen sprekers en sessies overzichtelijk en geautomatiseerd kunnen presenteren. Met onze vormgevers zijn we gaan kijken of we daar een soort extra schil met functionaliteiten overheen konden leggen.
We wilden zowel vanuit een studio als vanuit huis kunnen streamen en interactie mogelijk maken voor grote groepen. Daarnaast moest het platform gemakkelijk te navigeren zijn. Ook als je meer dan 100 sessies aanbiedt. Onze zoektocht leidde tot een overzichtelijk platform dat doet denken aan Netflix of NPO Start. De sessies kun je vergelijken met series of afleveringen. Als je erop klikt, starten ze direct. Voorbeelden zijn de Conferentie voor het Fonds Cultuurparticipatie of het Ontwikkeling Telt! Festival.’
Onze zoektocht leidde tot een overzichtelijk platform dat doet denken aan Netflix of NPO Start.
‘Daar zijn we achteraf gezien best trots op. Toen we dit aan onze klanten voorstelden, zeiden ze vrijwel allemaal: oké, we gaan dit met jullie doen. Ook al was het voor iedereen spannend en nieuw. In juni startten we met de eerste online evenementen en sindsdien hebben we ontzettend veel mogen organiseren.’
‘We werkten gelukkig al met een hele fijne tool in de aanloop naar fysieke evenementen. Een soort lege website die we voor elke klant in huisstijl kunnen omtoveren, waarin we tientallen sprekers en sessies overzichtelijk en geautomatiseerd kunnen presenteren. Met onze vormgevers zijn we gaan kijken of we daar een soort extra schil met functionaliteiten overheen konden leggen.
We wilden zowel vanuit een studio als vanuit huis kunnen streamen en interactie mogelijk maken voor grote groepen. Daarnaast moest het platform gemakkelijk te navigeren zijn. Ook als je meer dan 100 sessies aanbiedt. Onze zoektocht leidde tot een overzichtelijk platform dat doet denken aan Netflix of NPO Start. De sessies kun je vergelijken met series of afleveringen. Als je erop klikt, starten ze direct. Voorbeelden zijn de Conferentie voor het Fonds Cultuurparticipatie of het Ontwikkeling Telt! Festival.’
Maar ook los van de techniek was de wereld zoekende. Veel evenementen werden uitgesteld of afgezegd. Hoe kreeg je dit nieuwe platform aan de man?
‘Daar zijn we achteraf gezien best trots op. Toen we dit aan onze klanten voorstelden, zeiden ze vrijwel allemaal: oké, we gaan dit met jullie doen. Ook al was het voor iedereen spannend en nieuw. In juni startten we met de eerste online evenementen en sindsdien hebben we ontzettend veel mogen organiseren.’
Wat zijn leerpunten die je niet had verwacht?
‘Ik realiseerde me pas gaandeweg dat je bereik online veel groter wordt. Dat vind ik een mooie ontwikkeling. Hoewel je bereik ook onbetrouwbaarder is, want als je 2.600 aanmeldingen hebt mag je blij zijn als er 1.000 mensen kijken bij de opening. Maar in de loop van die dag of dagen krijg je ze toch allemaal binnen.
Daarnaast vind ik het heel waardevol dat content bewaard blijft. We hebben gemerkt dat als je dat onder de aandacht brengt, je ook heel veel ‘terugkijkers’ kunt trekken. Daar kunnen we met communicatie nog veel mee winnen.’
Is de rol van communicatie dan ook anders geworden bij deze verschuiving naar online?
‘Ja, dat vind ik wel. In het begin werkten we nog vrij traditioneel: een uitnodiging, een herinnering. Bij Ontwikkeling Telt! hebben we de deelnemers vooraf uitgenodigd om zelf een sessie te verzorgen. Een programmaraad heeft daaruit een relevant programma samengesteld. We stuurden de sprekers na afloop een video van hun sessie en een toolkit voor social media, zodat ze het konden delen met hun netwerk.
Het idee dat er zo veel content beschikbaar is, daar word ik heel enthousiast van. Voorheen kon je 4 of 5 sessies volgen en de rest niet. Nu zou je na afloop nog in teamverband met de content aan de slag kunnen. Maar dat is nog wel een uitdaging, want opdrachtgevers zijn vaak ook opgelucht als zo’n groot evenement goed en wel achter de rug is.’
Maar ook de inhoud van evenementen is veranderd door deze nieuwe vorm. Wat heb je op dat vlak geleerd?
‘Je moet iemand meteen pakken. Kijkers zijn zo weg. Je moet veel scherper nadenken over je kernboodschap en niet bang zijn om het lekkerste meteen weg te geven. Het is net televisie maken. Ter voorbereiding hebben we gesproken met een regisseur en met de eindredacteur van Nieuwsuur. Elke 7 minuten zorgen we voor een nieuwe impuls, zoals een kijkersvraag. En we werken altijd met een format. Zo hebben we eens een huis nagebouwd als set. In de keuken voerden we praktische gesprekken, in de slaapkamer spraken we over onderwerpen om bij weg te dromen en in de woonkamer kwam het bezoek. Dit soort lessen hebben ook alles met communicatie te maken.’
En met al die opgedane kennis: hoe denk je dat de toekomst van evenementen eruitziet? Wordt die hybride?
‘Het ligt eraan wat we onder hybride gaan verstaan. Vaak wordt een online uitzending met publiek bedoeld. Dat zal zeker gaan plaatsvinden. Maar ik vind het niet zo’n heel spannende oplossing en het is bovendien vrij prijzig. Ik voel me juist uitgedaagd om op zoek te gaan naar ándere concepten. Het lijkt mij bijvoorbeeld interessant als je een stad als locatie neemt en deelnemers van sessie naar sessie wandelen. Zoals je nu ook coronaproof wandelingen langs restaurants hebt. Want vergis je niet: we zijn er nog lang niet. En ook als het weer mag, hoe senang voel je je dan nog als je tegen elkaar aanstaat, bitterballen van een schaal te pakken?
Ik verwacht dat het online aanbod wel een meer permanent karakter krijgt voor organisaties of programma’s die een langere tijd kennis delen onder een brede doelgroep. Je laat mensen niet meer voor een middag uit Groningen komen, terwijl je online heel Nederland kunt bereiken. Hoe dan ook: er liggen nog veel uitdagingen. Wij blijven – samen met onze klanten – innoveren en experimenteren.’